Denne personvernerklæringen gjør rede for hvordan Pinse Ung håndterer personopplysninger som samles inn for å utøve våre oppgaver, bl a i vår medlemsbase, påmelding til kurs og konferanser og opplysninger om ansatte / arbeidssøkere.
Behandlingsansvarlig i organisasjonen er daglig leder, om ikke oppgaver er delegert. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret. Henvendelser for innsyn, retting, sletting eller flytting av personvernopplysninger/ bilder/ videoer kan gjøres til post@pinseung.no
Vår medlemsbase
Vi benytter oss av CRM verktøyet Hubspot. Her lagres relevante e-poster og telefonnumre, samt navn og menighetstilhørighet. Vi lagrer også logger av telefonsamtaler og e-poster. Disse loggene lagres på personnavn og menighet. Ønsker man loggen slettet, kan man be om dette til post@pinseung.no.
Vi benytter oss også av Cornerstone til levering av årsrapporter. Det lagres derfor informasjon om medlemmer i de lokale gruppene. Her kan vi også hente informasjon om styre i lokallag og medlemmer i grupper. Det er kun personer med gitt fullmakt som har innsyn til sitt eget lokallag
Kurs og konferanser
Det er mulig å melde seg på Pinse Ungs kurs og konferanser via Checkin. I tilknytning til dette samler vi inn informasjon om navn, kontaktopplysninger og allergier. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet.
Vi innhenter egne samtykker for å motta invitasjonen til nye arrangementer. Vi innhenter også samtykke for å kunne sende informasjon om andre arrangement på sms / e-post, samt samtykke – eller at det opplyses om – til foto / filming.
Nyhetsmail
Vi sender ut månedlig nyhetsmail med hilsen og oppdateringer via Mailchimp. Mailen sendes til dem som via registreringsskjema er registrert som brukere av medlemsbasen vår, samt til gruppekontaktene for de ulike Pinse Ung-gruppene. Dette er nødvendig for at brukere og gruppekontakter skal kunne utføre sin rolle som ledere for Pinse Ung-grupper på lokalt plan. Vi sender også ut til de som melder seg på nyhetsbrevt vårt. Utover dette mottar også de mail som av gruppene er oppført som kontaktpersoner i menighetene. Mailadressene hentes på nytt ut fra medlemsbasen hver måned, og slettes i mailprogrammet etter tre måneder.
Ansatte, arbeidssøkere og styret
Pinse Ung behandler personopplysninger om sine ansatte, prosjektmedarbeidere og styret for å administrere lønn/godtgjøring og personalansvar. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn / godtgjøring, samt opplysninger knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeidet.
Personopplysninger, CV, kontrakt og søknad til ansatte /prosjektmedarbeidere blir lagret på beskyttede områder – og i inntil 5 år etter at vedkommende sluttet i stillingen. Opplysninger om navn, stilling og ansettelsesperiode beholdes som historisk verdi, mens resterende personopplysninger, CV og søknad på søkere til stillinger blir lagret i ett å før de slettes.
Kamera i porttelefon og Pinse Ungs lokaler
Ved inngangspartiet på gateplan i St. Olavsgate 24 er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet i inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet. Det er også montert overvåkningskameraer inne i lokalene. Disse aktiveres ved utløst alarm. Det er NOKAS som lagrer bildene, og de slettes etter 7 dager.
E-post
Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.
Nettsiden (pinseung.no)
Pinse Ung lagrer nødvendige person- og menighetsopplysninger på brukere som registrerer seg for henting av ressurser eller kjøp på nettsiden vår – www.pinseung.no av hensyn til fakturering.
Vi benytter til tider en chat funksjon på nettsiden som lagrer samtalene i Hubspot. Den informasjonen vi innhenter her benyttes kun til å svare på spørsmål
Vi benytter oss også av Google Analytics som verktøy for å kartlegge hvor mange brukere som benytter seg av nettsiden vår og hvor mange nedlastinger vi har. I dette tilfellet samler Google analytics inn nødvendig data for å gi et nøyaktig bilde av hvordan folk klikker seg inn og rundt på sidene våre, og hva som lastes ned. Vi benytter ikke disse opplysningene til annet en internt i organisasjonen for kartlegging.
Server
Pinse Ung lagrer alle sine dokumenter i Microsoft Teams og Google Suite. I enkelte tilfeller vil det lagres noen enkle personopplysninger som navn, e-post adresser og menighetsinformasjon.
