Ofte stilte spørsmål: Årsrapport

Det er årsrapporttider og med et forholdsvis nytt medlemssystem er det ikke rart at det dukker opp spørsmål. Vi er veldig takknemlig for alle spørsmål dere stiller oss, for det gjør at vi også lærer systemet bedre å kjenne underveis. En del spørsmål går igjen, og kanskje finner du svar på det du lurer på her:

Q: Må vi sende inn årsrapport om vi ikke fikk inn kontingenter i 2020?
A: Alle Pinse Ung-grupper skal etter vedtektene levere årsrapport, og det også for 2020 selv om dere ikke fikk tatt inn kontingent eller har hatt aktivitet. Det er gitt åpning for å tildele Frifond på bakgrunn av tellende medlemmer dere hadde i 2019, men det forutsetter at dere også sender inn rapport nå for 2020 med både betalende og ikke-betalende medlemmer. Derfor er også 2020-rapporten veldig viktig!
Støtten fordeles altså på bakgrunn av tellende og ikke-tellende medlemmer rapportert inn i 2019 og 2020.

Q: Hvordan får jeg tilgang til det nye systemet?
A: All innlogging skjer via medlem.pinseung.no. For å kunne logge deg inn, må du være registrert med en funksjon i gruppa. Mangler du tilgang til systemet, ta kontakt med oss!

Q: Hvordan skal jeg fylle ut årsrapporten?
A: Se denne videoen og fyll ut rapporten parallelt steg for steg. Dukker det opp spørsmål underveis, sjekk om du får svar et annet sted på siden her. Lurer du fortsatt, ring oss gjerne på telefon 468 26 872.

Q: Hvem kan sende inn årsrapporten?
A: Kun den som er oppført med rollen hovedleder kan sende inn rapporten. Har du rollen ekstern administrator kan du fylle ut rapporten og gjøre alt klart, men hovedlederen må selv logge seg inn, kontrollere innholdet og sende inn selve rapporten.

Q: Hvem er hovedleder?
A: Den som er styreleder eller gruppekontakt får funksjonen hovedleder. Dersom dere ikke har flere enn fire medlemmer over 15 år i Pinse Ung-gruppen, faller kravet om styre bort. Da har dere heller en gruppekontakt som administrerer deres gruppe i medlemssystemet. Har dere flere enn fire medlemmer over 15 år, skal det ha vært valgt et styre av og blant gruppens medlemmer, og samtidig en styreleder.

Q: Skal jeg rapportere inn de ikke-tellende medlemmene?
A: Ja, det vil vi helst at du gjør! Dersom en person tidligere år har meldt seg inn og betalt kontingent, og fortsatt har vært med på samlingene i 2020 vil vi at du fører opp dette medlemmet i årsrapporten.

Q: Må jeg ha fødselsdato på alle medlemmene?
A: Nei, det må du ikke ha for at medlemmet skal bli godkjent. Det må føres opp fødselsår. Likevel; dersom du har denne opplysningen tilgjengelig vil det være lurt å føre det inn, slik at du har en oversikt over medlemmer som er over / under 15 år.

Q: Må jeg ha gateadresse på alle medlemmene?
A: Ja, du må ha gateadresse på medlemmene for at de skal bli tellende. Dersom et medlem faktisk ikke har gateadresse, kun postnummer og poststed, kan du huke av for “har ikke gateadresse”. Denne skal ikke hukes av dersom medlemmet har en faktisk adresse, men du ikke har den informasjonen. For at medlemmet skal bli tellende, må du hente inn gateadresse og føre den på.

Q: Kan jeg laste opp nye medlemmer til grupperommet fra Excel?
A: Ja, det kan du. Under “Medlemmer” i årsrapporten får du mulighet til å hente inn medlemmer fra forrige årsrapport, men også til å velge”Importer fra Excel”. Dersom gruppen deres er en tidligere DFEF Ung-gruppe, ligger det ikke medlemmer fra fjorårets årsrapport tilgjengelig. Disse kan dere derimot få ved å henvende dere til Pinse Ung-kontoret.

Q: Jeg får feilmelding om at jeg ikke har tilgang til systemet når jeg skal logge meg på. Hva må jeg gjøre?
A: Da Cornerstone opprettet denne nye årsrapportmodulen importerte de informasjon fra forrige årsrapport. Dersom dere har fått tilgang i etterkant av mars, kan det være tilgangen har forsvunnet i migreringen. Ta kontakt med oss, så ordner vi dette.

Q: Kan jeg bytte navn på Pinse Ung-gruppen?
A: Ja, det kan du. Noter ned hva gruppen heter nå, og hvilket navn det skal endres til og send det til oss. Merk at dersom vi har endret navn på gruppen deres etter at forrige årsrapport ble sendt inn, er dette blitt tilbakestilt i overgangen til årets utgave av årsrapportmodulen. Beklager om dette skaper merarbeid for dere!

Q: Hva er forskjellen på regnskapet i årsrapporten og frifondrapporten?
A: Regnskapet i årsrapporten er først og fremst for å vise at dere har selvstendig økonomi. Her summerer du inntektene av kontingenten, samt fører på summen dere hadde på bankkonto på slutten av kalenderåret 2020.
Regnskapet i frifondrapporten gjelder tiden fra utbetaling av frifond-støtten i september 2020 og fram til august 2021. Her skal dere vise hva støtten er brukt til, og bekrefte at den er brukt opp. Fristen for dette er 31. august.

Denne listen oppdateres fortløpende etter hvert som spørsmålene kommer inn fra dere. Savner du svar på noe her, ikke nøl med å ta kontakt med oss:

Hverdager kl 08-16 på telefon 468 26 872 eller post@pinseung.no.

LYKKE TIL!